sábado, 6 de junio de 2009

La Belleza de Gill Sans

Hoy quiero hablar con ustedes acerca del uso del tipo de fuentes en las presentaciones. En general, las personas no le dan a esto mucha importancia pero este es un tema que vale la pena mirar con cuidado. Para los que no conocen nada del tema les cuento que fuente quiere decir el tipo de letra que aplicamos a la presentación.

Garr Reynolds, el experto en presentaciones, y autor del libro "Presentación Zen" nos dice al respecto lo siguiente:

Las fuentes comunican mensajes sutiles, por lo cual deberíamos escogerlas deliberadamente. Use el mismo tipo de fuente a lo largo de toda la presentación, y no use más de dos fuentes complementarias (por ejemplo fuente Arial junto con la fuente Arial Black). Esté seguro que conoce la diferencia entre una fuente Serif (por ejemplo la Times New Roman) y una fuente Sans-Serif (Helvetica o Arial). Las fuentes Serif se diseñaron para ser usadas en documentos llenos de texto. Se dice que estas fuentes son más fáciles de leer a tamaños más pequeños, pero para presentaciones de powerpoint estas fuentes tienden a perderse debido a la baja resolución de los proyectores. Las fuentes Sans-Serif son generalmente más adecuadas para las presentaciones, pero trate de no usar la fuente Helvetica por ser demasiado común. Yo generalmente uso la fuente Gill Sans que es una fuente que está entre serif y sans-serif y es a la vez profesional, amigable y "conversacional". Independiente de la fuente, lo que se debe garantizar es que la presentación pueda ser leída desde el fondo del cuarto. 

En este momento estoy trabajando en una presentación y estoy usando como modelo la presentación adjunta que encontré en Internet. Esta presentación usa, con gran acierto, la fuente Gill Sans que nos recomienda Garr Reynolds.

Cuales son las características de esta fuente: La primera es modernidad, la segunda es elegancia, y la tercera es flexibilidad.

En cuanto a modernidad, puedo decir que muchas de las presentaciones de diseño, tecnología y mercadeo que he visto y que me han impactado, usan este tipo de letra. Por tanto, para tocar temas de actualidad esta fuente es ideal.

Con respecto a la elegancia, este tipo de fuente agrega un excelente toque de refinación a la presentación. Como verán en la presentación, hay muchos slides con fondo negro y un poco de texto, que son una expresión de una simplicidad refinada.

Por flexibilidad me refiero a que este es un tipo de fuente que acompaña bien las fotos, o que va muy bien en un slide de puro texto, como lo expuesto en el caso anterior.

En suma, esta es una fuente que recomiendo mucho que empiecen a considerar y aplicar en algunas de sus presentaciones.

También los invito a que miren de principio a fin la presentación que acompaña este artículo. A mi me gustó mucho el primer slide, porque considero que es una preciosa fotografía que combina muy bien con el texto. ¿Recuerdan lo que les dije de Flickr en el artículo pasado, y de cómo esta herramienta nos permitía escoger muy buenas fotos que se podían usar como fondo de los slides? Pues bien, esta presentación es un fiel ejemplo de esto. Por ejemplo, ese primer slide del cual les hablo no es otra cosa que una foto bajada de Flickr (hacer click aquí para ver la foto), a la cual se le ha añadido un texto en fuente Gill Sans.

Poco a poco iremos viendo como todos estos artículos se enlazan y se tocan unos con otros. Al final tendremos una visión mucho más completa de este tema y una mayor apreciación por el diseño y el estilo en las presentaciones.

martes, 2 de junio de 2009

Flickr, uno de mis recursos predilectos

Ernesto nos envío desde Argentina una pregunta muy interesante que quiero resolver con profundidad en un artículo posterior. Hoy quiero aprovechar para compartir con ustedes una de mis herramientas favoritas, la cuál me ayudo a desarrollar muy rápidamente una presentación de alto impacto. Esta herramienta es Flickr (www.flickr.com). Si no se han vuelto usuarios les recomiendo que lo hagan. Aquellos que tengan correo o cuenta en Yahoo pueden obviar este registro ya que ser usuarios de Yahoo les da instantaneamente un usuario en Flickr.

Les voy a contar una experiencia de hoy para que puedan entender las ventajas de Flickr.  Yo tenía una reunión hoy con un grupo de educadores y de personas que trabajan en la Fundación Caridad "Yo Creo en Mí" y quería presentarles un video del experto en creatividad llamado Sir Ken Robinson (de él hablaremos en detalle en futuras entregas). Para fortalecer el mensaje decidí sacar las frases más interesantes de la charla y con esto diseñar una presentación de powerpoint. Sin embargo, quería hacer una presentación visualmente agradable, y en ese momento sabía que mi ayuda ideal era Flickr.

Entonces, con ayuda de este website especializado en fotografía, encontré 6 o 7 fotos de alta calidad, con fondo oscuro, que encajaban perfectamente con lo que yo quería mostrar. Mi idea era la de tomar las frases principales de la charla de Sir Ken y ponerlas en la pantalla para que todos las pudieramos discutir. Abajo verán la presentación final que me tomó un tiempo relativamente corto de hacer (creo que una hora en total), pero con el resultado visual que yo quería. 

¿Pero qué es Flickr y por qué es diferente a otros websites de fotografía? Flickr es "una red social donde puedes organizar y compartir tus fotografías gratuitamente con poderosas herramientas y una base de usuarios que crece a gran velocidad". Esto último hace que uno tenga acceso a gran cantidad de fotografías de alta calidad que uno puede poner como slides de fondo, tal y como hago en la presentación que les pongo como ejemplo y que hice el día de hoy en un tiempo muy corto.

Una de las herramientas que más me gusta de Flickr son los "tags" o etiquetas, que ayudan mucho en cualquier proceso de búsqueda. Las búsquedas (usando palabras en inglés) generalmente siempre le traen lo que uno busca, y encuentra uno las fotos en varias alternativas de resolución, lo cual a menudo es un problema con la herramienta de imágenes de Google, que es quizás la más popular. Aquí les coloco un link donde pueden leer un poco más acerca de las ventajas y funcionalidades de Flickr.

Volviendo a mi presentación, el proceso para estructurarla consistió en: (1) definir las frases más relevantes, (2) escoger las fotos de flickr que pudieran ser el fondo del slide, y (3) plasmar todo en Powerpoint. Use la fuente Calibri para el texto (esta es una de mis fuentes favoritas), y fuente Britanic Bold para las comillas.

Puedo decir además que la presentación cumplió con mi objetivo de comunicación. Indudablemente el impacto visual me ayudó a demostrar profesionalismo y a sostener el interés de la audiencia.

Por esto y por mucho más les recomiendo que se vuelvan usuarios de Flickr. Seguro que no lo lamentarán.

viernes, 29 de mayo de 2009

¿Cómo usar muchas diapositivas y lograr un alto impacto?

En mi artículo anterior les mostré una presentación de 126 slides que a pesar de su longitud era cautivadora. Hoy les tengo otro ejemplo excelente de que el número de slides no importa mucho en la medida que se mantenga la dinámica y que el conferencista tenga la capacidad de sincronizar perfectamente lo que expone junto con lo que muestra en su presentación de powerpoint.


Esta presentación la dió Dick Harst, el Presidente y fundador de una compañia de tecnología en Canadá. Como verán tiene más de 300 slides, pero de hecho, es capaz de sostener la atención de la audiencia debido al dinamismo y a la perfecta sincronización entre lo que dice y el texto de los slides.


Otra cosa que vale la pena resaltar es que sus slides muestran textos muy cortos, de una o dos palabras a lo sumo. También acompaña este texto de fotos, sin abusar de este recurso.


En un artículo posterior les hablaré del método Lessig de presentación, pero por lo pronto esta presentación es una excelente introducción al concepto.


jueves, 28 de mayo de 2009

Sobre el Número de Diapositivas en una Presentación

En la entrega anterior recibimos una pregunta acerca del uso de las diapositivas en las presentaciones. ¿Hay algún número de diapositivas que uno no deba exceder en la presentación?. Realmente, este es un tema en el cual los expertos no terminan de ponerse de acuerdo. Sin embargo, yo podría decir, después de ver muchas presentaciones, que mientras la presentación no sea aburrida, uno puede meterle muchas diapositivas y no tener ningún problema.

Por ejemplo, imaginense que les digo que vamos a ver una presentación de 126 diapositivas. ¿Suena aburridor, cierto? Sin embargo, hoy les traigo un ejemplo de una presentación de 126 diapositivas que es simplemente espectacular. Esta se llama "Storytelling 101" y fue desarrollada por una compañia especializada en el tema llamada Ethos 3.

¿Cuál es la clave para que esta presentación con 126 slides funcione?

Uno podría decir que son dos:

1- Hacer cada slide con relativamente poco texto. Ustedes veran que la clave es que uno coloca frases clave y va desarrollando la secuencia de la historia a partir de estas frases.

2. Incluir muchas fotos de alta calidad y acompañarlas de un buen diseño. Más adelante veremos algunos parámetros que configuran un buen diseño, pero por lo pronto digamos que la aplicación de fotos relevantes que acompañen al texto hacen que una presentación se vuelva de alta calidad.

En el próximo artículo hablaré del método Lessig de presentación, que nos dará un enfoque igualmente productivo al uso del texto y del número de diapositivas.

viernes, 22 de mayo de 2009

Una reflexión sobre el manejo de texto

Todos hemos sufrido con el hecho de que tenemos que transmitir unas ideas que implican una gran cantidad de texto. Este problema lo trataremos en detalle en otros artículos posteriores. Por lo pronto quiero mostrarles un ejemplo de una presentación que llegó a mis manos recientemente y que tiene un manejo de texto que me pareció interesante.

Primero que todo el texto en esta presentación no está a los lados ni arriba, sino que en general se coloca abajo de fotos que ocupan el espacio central de la diapositiva. Esta metodología me parece adecuada para ese tipo de presentaciones en las cuales no podemos prescindir de mucho texto, pero queremos que sea amigable.

Una de las claves para hacer buen uso de este tipo de método es colocar imágenes interesantes, preferiblemente sobre un fondo oscuro y asociar una narrativa específica relacionada con la imagen. Todo esto manejado dentro de la secuencia de la historia que se esté contando.

Este tipo de presentaciones con alta carga de texto no están del todo alineadas con los principios del minimalismo, pero me pareció interesante observar esta presentación porque nos provee una fórmula distinta que podríamos usar en algunos casos, y lograr nuestro objetivo de comunicación.

El Arte de la Simplicidad

Quiero empezar esta serie de artículos hablando de un tema esencial: la simplicidad. Una de las cosas que he podido ver en la evolución que han tenido las presentaciones durante los últimos años, es que las personas se cansaron de los powerpoints complejos y aburridores.

¿Qué es un powerpoint* aburridor?

Es un powerpoint cargado de texto, saturado de imágenes o gráficas. 

Es un powerpoint que no impacta sino que abruma.

Es un powerpoint que desconoce los principios del diseño.

Pero sobretodo es un powerpoint que cree que a mayor información mayor impacto. 

Una de las cosas que recomiendan expertos como Garr Reynolds, autor del libro "Presentation Zen", es recordar que a menudo "menos es más". Es decir, que para lograr presentaciones de impacto no necesitamos recargarlas de texto, imágenes y efectos especiales. Al contrario, en algunas instancias, los mejores powerpoints son aquellos que manejan poco texto, gráficos dicientes y fotos impactantes, sin que estos recargen la presentación. Esto lo iremos viendo en algunos de los ejemplos prácticos más adelante.

Hace tiempo he sido un fanático de la cultura japonesa, y de sus conceptos de simplicidad aplicada al diseño, lo cual para mí da como resultado creaciones de buen gusto y alto impacto. Garr Reynolds, en su libro nos recuerda una frase del artista, arquitecto y diseñador de Jardines Koichi Kawana, que considero muy pertinente para esta introuducción: "Simplicidad significa producir el máximo impacto con el mínimo de recursos".

Una pregunta interesante que nos podemos hacer cuando tengamos una presentación es: ¿Puedo decir que estoy logrando el máximo impacto con el mínimo uso de texto, gráficos y efectos especiales?.

A menudo nos asusta pensar que la simplicidad en una presentación disminuirá nuestro impacto y hará ver nuestro trabajo poco profesional, pero uno de los grandes exponentes del arte y de la estética, Leonardo Da Vinci, decía: "La simplicidad es la máxima sofisticación".

Por lo pronto quiero dejarlos con esta reflexión. En nuestras próximas entregas veremos cómo esto se traduce en un método que nos ayude a mejorar nuestras presentaciones.


*Cuando hablo de powerpoint no me refiero al programa, sino a la presentación en particular. Si bien esto no es un uso adecuado del idioma, decir "un powerpoint" se ha vuelto un sinónimo de decir "una presentación".

Bienvenidos a Zen & Powerpoint

 Estimados,

A pesar de que mi prioridad en este universo blog (blogosfera) es el desarrollar contenidos sobre espiritualidad y su aplicación en el servicio a la vida, pues tengo alguna experiencia en desarrollar presentaciones de alto impacto y quiero compartir con ustedes algunos tips sobre cómo usar mejor esa herramienta de placer/dolor llamada powerpoint.

Como dice el dicho: "la belleza está en el ojo del que la contempla". Sin embargo, hay ciertas técnicas que, bien aplicadas, pueden dar como resultado presentaciones más dinámicas, interactivas e impactantes, que se conviertan en el vehículo que permita transmitir de forma más efectiva nuestro mensaje.

Voy a comenzar dandoles algunas ideas generales al principio y luego les expondré algunos conceptos útiles y rápidos que puedan aplicar. También les mostraré algunos slides de mis presentaciones favoritas para que tengan puntos de referencia superiores que les puedan dar ideas para que desarrollen su propia creatividad.

Bienvenidos entonces al blog Zen & Powerpoint.